テレビをはじめとした多くのメディアで、企業の人材不足というニュースに触れることが多くありますよね？実際に働き手がいない、その結果売上が上がらないといった課題を抱えている方も多いと思います。そして、そのような課題を解決するために、作業代行や外注といった選択を検討している方もいらっしゃいます。
ですが、ただ作業を代行や外注で依頼したからといって魔法のように売上が向上するわけではないんです。それどころか扱い方を間違えればむしろ売上を下げてしまう恐れがあります。
そこで今回は、
- 作業代行や外注で売上の拡大につながらない理由
- 作業代行や外注のメリットを最適化するためのステップ
について詳しく解説します！
せっかくの作業代行や外注で失敗しないためにもぜひチェックしてください。
作業代行・外注しても失敗してしまう2つの理由
作業代行や外注業者に依頼する際、もっとも重要となるのが事前の準備です。必要な準備とそれを怠ったために失敗につながってしまう2つの理由と、それに必要な事前準備についてを、それぞれ見ていきましょう！
社内で正しく「仕組み化」ができていない
仕組み化とは、社内で再現性のある仕事のやり方をつくることを指します。
誰でも理解しやすく成果を出しやすいように、手順やルールを見える化する、ITツールを使うなどを通じて、効率化も可能になります。
売上アップにつなげるためには、このように仕組みを整えて最適な流れを作ることが重要です。
たとえば、仕事の内容や進め方、そして現在の進捗を特定のスタッフのみ把握しているというケースがよくありますが、このように業務の属人的が状態が続いてしまうと、その方がいないと仕事が進まない、他のひとがやってみてもうまくできないなどのリスクもあり、こなすことに時間を浪費してしまい、結果として売上向上までにはつながりにくいです。
とくに、リソースに限りのある企業の場合、多忙さゆえに目の前の業務に追われることが精一杯で特定の従業員に頼ってしまう傾向にあります。
ひとに任せる。ということはとても大切ですが、丸投げせず、その方が不在だとしてもカバーできる仕組みや方法が必要になってきます。
仕組み化を考えるよりも先に“まずはやってみよう！”と取り掛かり、実行と失敗を繰り返して、いつか最善な形につながる。
それも決して間違いではありません。
しかし、数をこなすことも大切ですが、限られたリソースのなかで闇雲に取り掛かっているだけでは以下3つの問題点が発生します。
・ あれこれ頑張りすぎてメンタルから挫折していく
・ 人材や労力が不足してしまい継続できない
・すでに行なっていることを変えたくない、面倒臭い、という保守的な考えが原因で新しい要素を取り入れられなくなる
これらは、比較的小さなチームで現場仕事をまわしている店舗や企業の８割が陥ってしまうパターンです。
簡単なことからで良いので、仕組みを整えることで格段に改善します。
一方、仕組み化してみよう！と思い立った際に、覚えておいていただきたいこともあります。
注意：外注に出すのは、あくまで“作業”がメイン
①：社内での仕組み化ができていないからといって、足りない人材や労力を単純に作業代行や外注業者で補おうと考えるのは、おすすめできません。
作業代行や外注業者は、あくまで委託された作業を行うことが目的であり、依頼元が望む最適な売上の向上を実現させることはできないためです。
②：製品やサービスに対する意見や評価を伝えてもらうフィードバックや戦略的な行動といったことも、彼ら彼女らに任せるのは難しいです。
仕組み化ができていない部分を外部に回し、結果的にラクになったとしても、戦略的に見れば結局は売上拡大ができていない状況に陥るリスクがあります。
売上拡大には仕組み化が大切！具体的な3つのステップ
売上拡大につなげるには、最適な仕組み化を構築することが極めて大切です。作業代行や外注によるメリットを最適化するためにも、売上拡大につながる仕組み化の3つのステップを実践してみてください。
STEP １：方向性や軸を固め設計図を作る
まずは、自社が目指す理想的な売上拡大の形について、その方向性やそれを実現するための軸をわかりやすく設計図として作成してみましょう！
STEP ２：設計図に基づき行動計画をたてる
これから目指していく方向性や軸となるものがある程度具体的になったら、実際にどういったアクションを実践するのか行動計画をたてます。
そのためには、自社の現状について正しく把握することが大切です。まずは、自社が現在行っている業務について、大きく3つのタイプに分類してみましょう！
・感覚型：ノウハウや経験、知識など取り掛かるために高度な技術が必要な作業
・選択型：ある数程度のパターンがあり、そこから選択して取り掛かる作業
・単純型：誰が取り掛かっても同じような成果となる作業
このうち、3つ目の単純型こそ、誰がやっても同じような成果になるので作業代行や外注で委託すべき業務となります。社内で集中して取り掛かるべき感覚型の業務のために、人材や労力をより多く割けるようになるでしょう。
このように、社内の業務を分類したうえで、現状の課題を明確にし、設計図に基づいて行動計画をたてていきましょう！
STEP ３：行動計画を実行し状況にあわせて新しい要素を取り入れる
行動計画が固まったら、いよいよ実践です。十分に時間や労力をかけて設計図や行動計画を作ってきたからこそ、より最適に近い仕組み化が実現できるでしょう！
一方で、完璧な仕組み化ではまだありません。新たに見えてきた課題や時代の変化に合わせて、柔軟に対応できるように新しい要素を取り入れるように図ることが大切です。
最後に
今回の記事では、
•作業代行や外注で売上拡大につなげるために必要な仕組み化
について紹介いたしました。
スマートフォンやタブレットといったスマートデバイスの登場や社内情報を一元管理できるクラウドサービスの普及など、システム面の多様化が進むなかで、企業としては売上拡大のためにさまざまな選択肢が選べるようになりました。
だからこそ、ラクをしたい、とりあえず数をこなしたい、といった目先の目的だけでなく、根本的な部分から見直して仕組み化について考えることが重要なのです。
作業代行や外注によって売上拡大につなげるために、必要で最適な仕組み化についてまずは考えてみましょう！